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Automação de processos em back office

Consultoria estratégica em gestão

Automação de processos em back office

Há pouco tempo, discutimos aqui a gestão de processos nas organizações, apontando as várias possibilidades de desvirtuamento dos processos e suas consequências, além de defender uma abordagem sistêmica na solução desses problemas.

Hoje, o assunto é a automação do back office desses processos, uma sua parcela muitas vezes oculta. Em outras palavras, o “trabalho de escritório”.

É evidente que o mundo passa por uma revolução digital sem precedentes, transformando processos manuais em digitais. Essa transformação, se bem aplicada, resulta em ganhos de produtividade e eficácia, aumento da qualidade e redução custos, majorando competitividade e resultados.

Por esse motivo, são importantes todos os movimentos, públicos ou privados, no sentido de despertar para a importância e facilitar o acesso a processos inovadores, no âmbito de uma nova cultura, a digital.

A automação de processos, sejam produtivos ou de back office permite que essa mudança seja acelerada, simplificando processos e facilitando o trabalho dos colaboradores.

Back office

Processos subentendem fluxos de materiais, produtos e serviços, no sentido do cliente, e informações, no sentido do fornecedor / produtor.

Ocorre que é comum aplicar-se tecnologia de ponta apenas na produção e entrega dos produtos e serviços, mas esquecendo-se de que os processos de suporte (back office), respondem por grande parcela do tempo e custos dispendidos para que aqueles sejam concluídos.

Além disso, conseguindo que sejam ágeis e transparentes, podem oferecer uma infinidade de informações cuja análise será responsável por uma avaliação muito mais completa e criteriosa do desempenho dos processos operacionais.

A automação os processos de back office, da mesma forma, reduz a execução de atividades burocráticas, liberando pessoal para a execução de ações de inteligência, que agregam mais valor ao negócio.

Significa dizer que o uso de planilhas (manuais ou digitais), mensagens pessoais (e-mail e aplicativos de mensagens) deve ser substituído por soluções digitais, que não dependam da atuação das pessoas para encaminhar o fluxo de trabalho.

Soluções

Um smartphone com aplicativos de comunicação com o back office registra de forma automática as necessidades imediatas de colaboradores, tornando locomoções e ligações frequentes, extravio de documentos (físicos ou digitais) e de informações, coisas do passado.

Solicitações e acompanhamento de compras, integração da cadeia de suprimentos, gestão financeira, atendimento ao cliente e gestão de recursos humanos são exemplos de aplicação que demonstram a amplitude de áreas atendidas por essas soluções.

E não se vá dizer que essa tecnologia está ao alcance apenas das grandes empresas. Apesar de, certamente, estas serem os grandes consumidores dessa tecnologia, também os pequenos e médios negócios podem dela usufruir.

A automação de processos tem como característica a modularidade e flexibilidade, de forma que pode atender às mais variadas necessidades – das mais gerais às mais específicas – e dimensões de organizações.

Abrangência

Como vimos, trata-se de uma mudança cultural a ser implementada e, como tal, depende de introduzir e difundir novos conceitos. Assim, além de envolver os colaboradores na identificação de onde falham os processos, é interessante destacar, uma vez selecionada a solução, as suas vantagens comparativas. Também este é um processo, mas de aprendizado.

No entanto, a melhoria no desempenho dos processos, sejam produtivos, sejam administrativos, não aponta apenas para a competitividade das empresas. Também a competitividade nacional deve ser afetada pela revolução da cultura digital, já que o mundo a está absorvendo amplamente.

Assim, o poder público deve propiciar um ambiente de negócios favorável ao desenvolvimento e adoção de novas tecnologias de melhorias pelas empresas e estas, fechando um círculo virtuoso, contribuirão para a competitividade nacional.

 

Mauricio Prieto é sócio-diretor da Synerhgon.

Este artigo foi originalmente publicado no site Modais em Foco