Gestão do tempo: A Técnica Pomodoro

Técnica Pomodoro é um método simples de organização que ajuda a melhorar o uso do tempo, diminuindo as distrações e a fadiga mental e aumentando a produtividade. Consiste em intercalar períodos de trabalho intenso e focado com outros de pausa.

Foi criada em 1987 pelo então estudante universitário italiano Francesco Cirillo, para organizar seus estudos.

Mas por que “pomodoro”?
Porque Cirillo usou um timer de cozinha em forma de tomate (pomodoro, em italiano) para contar os intervalos de tempo.

O que é necessário?
Basicamente, um cronômetro, relógio ou temporizador, uma folha de papel e uma lápis.

Como funciona?

1. Montar uma lista de tarefas.
2. Escolher uma tarefa para trabalhar ininterruptamente.
3. Utilizar um timer para marcar 25 minutos de trabalho. Esses períodos são chamado de pomodoros.
4. Após 25 minutos, riscar a tarefa da lista, se estiver completa.
5. Registrar a execução do pomodoro. Descansar por 5 minutos.
6. Repetir os passos 2 até 5 por quatro vezes (100 minutos), e então fazer uma pausa mais longa (de 15 a 30 minutos).
7. Se um pomodoro for interrompido, ele deve ser cancelado e um novo deve ser iniciado.

Na fase de planejamento de tarefas, são priorizados os itens que devem ser feitos no dia. Isso permite que se estime as tarefas que exigem maior esforço.

Nada para de ir ao banheiro, tomar café, responder e-mails, chamadas, entrar em redes sociais, aplicativos de mensagens, etc., durante um pomodoro. Essas atividades ficam para os períodos de pausa. Vale desabilitar as notificações de aplicativos.

Nos intervalos, deve-se dar preferência a atividades que não exijam esforço mental. Aproveita-se para fazer coisas não relacionadas à tarefa.

Algumas pessoas relatam a dificuldade em conciliar trabalho em equipe com a Técnica Pomodoro, pois interrupções são praticamente inevitáveis. Mas há sempre a possibilidade de, por exemplo, sinalizar “estou em Pomodoro”.

A quantidade de minutos de trabalho e de pausa não são rígidos. Cada um pode adequá-los de forma a atender melhor suas necessidades.

Pode ser necessário alguns dias para se acostumar com o processo e descobrir o número de pomodoros que melhor se adequam a cada ritmo de trabalho. Cabe ajustá-los conforme necessário e analisar o progresso, em produtividade e tempo.

Mauricio Prieto é sócio-diretor da Synerhgon.