Como passar um feedback eficaz aos seus colaboradores

Feedback é uma palavra de origem inglesa que significa dar resposta ou realimentar um pedido ou determinação. Como definição, é a ferramenta que auxilia a empresa e o colaborador a corrigir erros, visando o crescimento e a melhoria do desempenho, e deve ser valorizada no “kit gestor”. Os funcionários querem uma avaliação honesta de seu comportamento para ajudá-los a melhorar sabendo que, se ouvirem e agirem de acordo com o feedback claro e construtivo o desempenho geral irá melhorar. Mas como fazer isso de forma efetiva, de modo que a satisfação geral do trabalho não seja afetada?

O momento do feedback é um grande desafio para líderes, especialmente quando ele envolve um problema ou preocupação. Muitas vezes os gestores utilizam uma abordagem passiva ou fazem comentários diretos, o que pode se mostrar ineficaz e prejudicial à empresa.

Reconheça as qualidades do seu funcionário

A maioria dos gestores parece pensar que distribuem elogios às dúzias, mas é raro encontrar um colaborador que sente que seu gerente valoriza e reconhece suas conquistas. Então lembre-se: sempre que possível diga aos seus funcionários o quanto você aprecia o comprometimento e o trabalho árduo deles.

Mas para ser um líder eficaz, que fornece feedback com foco em resultados, é necessário ser habilidoso em elogiar e criticar. Embora a primeira parte seja fácil, a segunda é um pouco mais desafiadora devido à recepção de críticas geralmente não ser muito positiva. Entretanto, na administração é necessário que você mostre ocasionalmente aos colaboradores onde eles precisam melhorar. Desse modo, é fundamental que os gestores aprendam a dar feedback negativo.

Saiba hora de dar o toque

As pessoas respondem mais vigorosamente a eventos negativos do que positivos e por isso as críticas podem causar adversidade no bem-estar do colaborador, afetando a produtividade. Simplificando, os gestores precisam ser cuidadosos ao fazer críticas e evitar avaliações de repente. Por exemplo, se um funcionário escreve um primeiro rascunho de um documento, alguns gestores podem sugerir pequenas revisões, mesmo que o rascunho esteja bom.

Nessas situações, o líder deve deixar claro que a revisão é apenas uma sugestão e que eles não estão criticando o desempenho de seus funcionários. É necessário pesar os prós e contras do feedback, então se o erro for tão irrelevante que o valor educacional da crítica é mínimo, talvez seja melhor guardar o feedback para si.

É claro que também existem situações em que o líder deve dar o feedback negativo. Quando o momento chegar, não esqueça do objetivo do feedback, que é melhorar o desempenho do funcionário no futuro. Por mais que você queira criticá-lo, tente se lembrar que a empresa não ganha nada com um funcionário de mau-humor, desmotivado e com baixa produtividade.

Para amenizar o impacto emocional do feedback negativo e alcançar o objetivo almejado é preciso fazer com que o colaborador entenda a mensagem que você está tentando transmitir. Por isso, separamos algumas dicas para tornar esta uma experiência positiva:

• Dê a dica em um ambiente particular. Não há nada mais humilhante do que ser criticado na frente dos colegas de trabalho. Além disso, é fundamental manter o tom colaborativo, deixando claro que o colaborador ainda tem o seu apoio e respeito;

• A crítica é recebida de forma melhor quando você tem autoridade, credibilidade e confiança já estabelecidas. Sem essas três coisas, fica mais difícil receber o feedback;

• Uma estratégia para fornecer feedback é começar dizendo: “Deixe-me fornecer alguns comentários”. Essa declaração permite que o funcionário se prepare emocionalmente para o que você está por vir. Isso ativa a parte calma e racional do cérebro, ao invés vez da parte defensiva e emocional;

• Concentre-se no comportamento e não na pessoa. Ao discutir um problema com o desempenho, mantenha suas emoções sob controle e foque nas ações do indivíduo;

• Seja específico e dê exemplos sólidos do comportamento em questão. Conduza as críticas como: “você tem discutido muito com clientes” ou “tenho ouvido reclamações sobre sua atitude”;

• Aproveite as oportunidades e não espere até a avaliação de desempenho anual do funcionário para fornecer feedback positivo ou negativo. Quanto mais próximo o feedback estiver ligado ao comportamento em questão (bom ou ruim) mais eficaz ele será;

• Tenha certeza de que o motivo pelo qual está enviando o feedback é justo. Muitas vezes o feedback vem do julgamento. Por isso, é importante pensar sobre a origem do feedback e como entregá-lo de maneira que será recebida de forma positiva;

• Tenha uma conversa de mão dupla. Tire um tempo para envolver o funcionário e verificar se há compreensão. Concentre-se em “parceria” e não em “é isso que você está fazendo de errado” ou “é isso que você precisa mudar”;

• Se o seu feedback diz respeito a um problema, procure oportunidades para “pegá-lo fazendo o certo” e reforce o comportamento positivo;

• O feedback negativo é uma ferramenta fundamental no kit do gestor eficaz, mas deve ser usado com sabedoria e cuidado, ou então fará mais mal do que bem. Concentre-se em potenciais melhorias futuras, ao invés de insistir em erros do passado;

• Ouça atentamente a perspectiva do funcionário sem julgamento e elabore um plano de desenvolvimento;

• Acompanhamento: a conversa não termina quando a análise de desempenho termina. Gestores e funcionários devem datas para uma sessão de acompanhamento;

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